Microsoft Copilot: Welche Lizenz du wirklich brauchst – und was sie kostet

„Wir haben Copilot“ heißt in zwei Firmen fast nie dasselbe. Microsoft nutzt den Namen für sechs verschiedene Produkte – vom kostenlosen Chat im Browser bis zur Lizenz für 26 € pro Nutzer und Monat. Wer das durcheinanderbringt, zahlt für Funktionen, die er längst hat, oder wartet auf Fähigkeiten, die seine Version gar nicht enthält. Dieser Artikel – Stand: September 2026 – sortiert die Familie: welches Produkt was ist, was es kostet, wie du erkennst, welches du vor dir hast, und wovon die Qualität im Arbeitsalltag abhängt.

Sechs Produkte, ein Name – die Übersicht

Die Copilot-Familie hat unterschiedliche Zielgruppen, unterschiedliche Preise und vor allem unterschiedliche Datenzugriffe – gemeinsam ist ihr fast nur das Logo:

Preise laut microsoft.com bzw. github.com, Stand September 2026. Dass bei der Lizenz zwei Zahlen stehen, ist kein Tippfehler – dazu gleich mehr.

Welchen Copilot habe ich eigentlich vor mir?

Das lässt sich in dreißig Sekunden klären – Microsoft blendet die Antwort selbst ein. In Word, Excel, PowerPoint und OneNote sowie in der Microsoft-365-Copilot-App zeigt ein Label die aktive Stufe:

M365 Copilot (Premium). Die kostenpflichtige Add-on-Lizenz – voller Funktionsumfang, bevorzugter Zugriff auf Datei-Upload, Bilderzeugung und die stärkeren Modelle.

M365 Copilot (Basic). Keine Zusatzlizenz, aber Copilot-Chat in diesen Apps – mit „Standardzugriff“, also abhängig von der freien Kapazität des Dienstes.

Copilot Chat (Basic). Keine Zusatzlizenz und kein Chat in den Apps – Copilot läuft separat im Browser, in Teams oder Outlook.

Der zweite Test: Kannst du den Chat auf eure Firmendaten loslassen? Dafür gibt es in der Lizenzversion einen Schalter, den Microsoft seit 2026 Work IQ nennt. Fehlt er, sitzt du vor einer Web-Version – egal wie sehr das Symbol nach „Firmen-KI“ aussieht.

Der kostenlose Copilot: was er kann, wo die Grenze liegt

Die Consumer-Version unter copilot.microsoft.com, in der App, in Edge und Bing ist ein ordentlicher Allzweck-Chat: recherchieren, Texte entwerfen und umformulieren, übersetzen, Bilder erzeugen. Deutsch beherrscht sie durchgehend, Oberfläche und Antworten folgen deiner Sprache. Für Privates und unkritische Arbeitsaufgaben reicht das oft. Die Grenze zieht Microsoft selbst – ungewöhnlich deutlich:

Hier liegt die Verwechslung, die im Alltag am meisten Schaden anrichtet. Denn es gibt einen zweiten kostenlosen Copilot: Microsoft 365 Copilot Chat. Der ist in berechtigten Microsoft-365-Abos ohne Aufpreis enthalten und sieht fast identisch aus – bietet aber Enterprise Data Protection, IT-Verwaltbarkeit und ein grünes Schild-Symbol als Erkennungszeichen. Wer im Unternehmen „mal eben was mit KI“ machen will, meldet sich also besser mit dem Arbeitskonto an.

Microsoft 365 Copilot im Arbeitsalltag – und die ehrliche Einschränkung

Die Bezahllizenz gibt es in zwei Varianten – was die meisten Übersichten unterschlagen. Microsoft 365 Copilot Business setzt einen Microsoft-365-Business-Plan voraus und kostet laut microsoft.com 15,60 € je Nutzer und Monat bei Jahresabrechnung (Aktionspreis, regulär 18,20 €). Microsoft 365 Copilot – die Enterprise-Variante auf E3/E5 und weiteren Plänen – kostet 26,00 €. Beide Preise zzgl. MwSt., beide sind Add-ons: Ein berechtigendes Microsoft-365-Abo ist Voraussetzung und wird zusätzlich fällig.

Vier Muster sind heute alltagstauglich:

Outlook: der Posteingang nach dem Urlaub. Lange Threads zusammenfassen, den Stand einer Diskussion herausziehen, Antwortentwürfe im richtigen Ton bauen. Der Fall, den Nutzer am schnellsten schätzen lernen – weil das Ergebnis in Sekunden prüfbar ist.

Teams: Meeting-Nachbereitung. Zusammenfassung, Entscheidungen, offene Punkte, „Was wurde zu Thema X gesagt?“. Voraussetzung ist eine eingeschaltete Transkription.

Word: Rohentwurf und Verdichtung. Aus Stichpunkten, einer Mail und einer alten Vorlage einen Entwurf bauen; aus 40 Seiten eine Seite machen. Die fachliche Prüfung bleibt bei dir.

Excel: Formeln und erste Auswertung. Spalten filtern, Formeln erklären lassen, Muster benennen. Bei komplexen Tabellenmodellen stößt Copilot schneller an Grenzen, als die Demos vermuten lassen.

Und jetzt die Einschränkung, die über Erfolg oder Enttäuschung entscheidet: Die Qualität hängt an eurer Datenordnung, nicht am Modell. Copilot holt Inhalte über Microsoft Graph und respektiert exakt die bestehenden Berechtigungen. Microsoft formuliert es in der eigenen Vorbereitungsanleitung nüchtern: Copilot funktioniert dann am besten, wenn die Inhalte aktuell und gut verwaltet sind. Im Umkehrschluss: Wo drei Versionen derselben Preisliste in vier SharePoint-Ordnern liegen, zitiert Copilot irgendeine davon – souverän formuliert und womöglich falsch. Garbage in, garbage out, nur schneller.

Heikler ist die zweite Hälfte: Microsoft weist selbst darauf hin, dass SharePoint Freigaben standardmäßig auf die großzügigste Option setzt. Was jahrelang niemandem auffiel, ist mit Copilot eine Frage entfernt – die Gehaltsliste im vergessenen Projektordner, freigegeben für „alle außer externen Nutzern“. Copilot vergibt keine neuen Rechte; er macht sichtbar, welche ihr längst vergeben habt.

Copilot oder ChatGPT?

Die Frage wird meist als Modell-Vergleich geführt – das führt in die Irre. Unter der Haube arbeiten in Copilot ohnehin Modelle von OpenAI und inzwischen auch von Anthropic; Microsoft weist beide als Unterauftragsverarbeiter aus. Der Unterschied liegt in der Anbindung.

Copilot punktet mit Integration. Er sitzt dort, wo gearbeitet wird, kennt Berechtigungen und Mandantenstruktur und braucht keinen Vertrag mit einem weiteren Anbieter – der kürzeste Weg von der Frage zum Dokument.

ChatGPT punktet mit Flexibilität. Eigene GPTs, größeres Ökosystem, oft schneller neue Funktionen. Für kreative Arbeit, Prototypen und Teams außerhalb der Microsoft-Welt häufig produktiver.

Selten ist es ein Entweder-oder: Viele Unternehmen fahren Copilot als Standard für alle und ein zweites Werkzeug für die Rollen, die mehr brauchen. Welche Alternativen wofür taugen, ordnet der Überblick über ChatGPT-Alternativen ein; welches Modell wo vorn liegt, der KI-Modell-Vergleich.

Datenschutz: was Microsoft zusagt – und was nicht

Für den betrieblichen Einsatz zählt die Dokumentation, nicht das Marketing. Drei Zusagen macht Microsoft ausdrücklich – eine Einschränkung nennt der Konzern gleich mit.

1. Kein Training mit euren Daten. Prompts, Antworten und die über Microsoft Graph abgerufenen Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der Sprachmodelle verwendet. Die Interaktionen werden verschlüsselt gespeichert und lassen sich über Microsoft Purview aufbewahren, durchsuchen und löschen.

2. Berechtigungen bleiben Berechtigungen. Copilot zeigt nur Inhalte, für die der Nutzer mindestens Leserechte hat – dieselben Zugriffskontrollen wie im übrigen Microsoft 365. Genau deshalb steht der Abschnitt über Freigaben weiter oben.

3. EU-Datengrenze. Microsoft bezeichnet Microsoft 365 Copilot für EU-Kunden als Dienst innerhalb der EU Data Boundary; EU-Datenverkehr bleibt demnach in der EU-Datengrenze. Die dokumentierte Ausnahme: Modelle, die Anthropic als Unterauftragsverarbeiter bereitstellt, sind laut Microsoft derzeit davon ausgenommen. Ob sie im Mandanten aktiv sind, entscheidet die Administration – das gehört geprüft und dokumentiert.

Das ersetzt keine Datenschutz-Folgenabschätzung, verschiebt die Diskussion aber vom Bauchgefühl auf überprüfbare Zusagen – die für die kostenlose Consumer-Version ausdrücklich nicht in derselben Form gelten.

Copilot-Kompetenz ist der neue Office-Skill

Das typische Muster nach einer Einführung: Lizenzen verteilt, Link zur Schulungsseite rumgeschickt – drei Monate später nutzen ein paar Enthusiasten das Werkzeug täglich, der Rest hat es einmal ausprobiert. Nicht weil das Produkt schlecht wäre, sondern weil niemand gelernt hat, damit zu arbeiten. Drei Fähigkeiten entscheiden:

Präzise beauftragen. „Fass das zusammen“ liefert Mittelmaß. Ziel, Zielgruppe, Länge, Tonfall und Quelle nennen liefert Brauchbares – die mit Abstand größte Stellschraube.

Prüfen können. Copilot formuliert selbstbewusst, auch wenn er die falsche Datei erwischt hat. Quellenangaben anschauen, bevor etwas rausgeht, ist kein Misstrauen, sondern Handwerk.

Einordnen können. Welche Aufgaben eignen sich – wiederkehrend, textlastig, prüfbar? Und welche nicht: alles mit Verantwortung, Vertraulichkeit oder Beziehungsarbeit. Wer das sortieren kann, holt aus einer 15,60-€-Lizenz mehr heraus als andere aus einer 26-€-Lizenz.

Dazu kommt der Baukasten-Teil: Mit Copilot Studio lassen sich eigene Agenten bauen – was realistisch geht, ordnet der Artikel über KI-Agenten ein. Wie Weiterbildung im Betrieb ankommt statt zu verpuffen, steht unter Mitarbeiterschulung.

Benedikt Backhaus – schreibt bei Scaly über KI-Tools, neue Modelle und aktuelle Entwicklungen rund um künstliche Intelligenz. Er beobachtet die KI-Szene laufend und ordnet ein, was neue Releases praktisch bedeuten – ehrlich und ohne Hype. Einschätzung, keine Rechtsberatung. Benedikt auf LinkedIn