Drei Terminkonflikte im Kalender der Geschäftsführerin, 80 ungelesene Mails in ihrem Postfach, und um elf will sie ein Briefing zu dem Verband, den sie nachmittags trifft. Das ist der Alltag im Vorzimmer – und genau hier setzt KI-Assistenz an: Ein KI-Assistent sortiert, fasst zusammen, entwirft und schlägt vor; entscheiden, prüfen und verantworten bleibt bei dir. Hier stehen die IAB-Daten, die zeigen, warum Büroassistenz und Managementassistenz sehr unterschiedlich betroffen sind, ein Assistenz-Tag vorher und nachher, fünf Regeln für das Chef-Postfach – und wie die Weiterbildung gefördert werden kann, als Assistenzkraft mit Job oder auf Stellensuche.
„KI-Assistenz“ heißt zwei Dinge – und beide gehen dich an
Wer nach KI-Assistenz sucht, meint meist eines von zwei Dingen. Erstens den KI-Assistenten als Werkzeug: den Assistenten im Office-Paket, der Mails zusammenfasst und Termine vorschlägt, den Chat-Assistenten im Browser, das Transkriptionsprogramm, das aus einer Besprechung ein Protokoll macht. Zweitens KI in der Assistenz: Was wird aus dem Beruf, wenn Werkzeuge genau die Tätigkeiten übernehmen, die bisher das Sekretariat ausgemacht haben – Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation, Ablage?
Beides gehört zusammen. Laut Bitkom bekommen 38 Prozent der Erwerbstätigen von ihrem Arbeitgeber KI-Werkzeuge gestellt, 27 Prozent nutzen sie aktiv. Dieselbe Befragung zeigt die andere Seite: 29 Prozent der Beschäftigten halten ihre Vorgesetzten durch KI für ersetzbar, 23 Prozent die eigene Tätigkeit, und 22 Prozent berichten, dass in ihrem Unternehmen Stellen nicht mehr nachbesetzt werden, weil eine KI die Aufgaben übernimmt (Bitkom, Mai 2026, 1.003 Befragte). Für das Vorzimmer ist die Pointe: Beide Zahlen betreffen denselben Schreibtisch. Wer die Werkzeuge beherrscht, nimmt der Chefin Arbeit ab. Wer sie nicht beherrscht, konkurriert mit ihnen.
Büroassistenz 90 Prozent, Managementassistenz 33: was das IAB über das Vorzimmer weiß
Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) der Bundesagentur für Arbeit berechnet für rund 4.600 Berufe, welcher Anteil der Kerntätigkeiten mit der jeweils verfügbaren Technik vollautomatisch erledigt werden könnte. Innerhalb der Assistenz gehen die Werte weit auseinander:
Gemessen wird nur die technische Machbarkeit, jede Kerntätigkeit zählt gleich viel. Je näher eine Rolle an Entscheidungen, Koordination und Außenkontakten sitzt, desto kleiner der Wert. Quelle: IAB-Job-Futuromat (Datenstand 31.12.2024), Methode: IAB-Kurzbericht 5/2024.
Welche Tätigkeiten den Unterschied machen, zeigt der Blick in die Einzelberufe:
| Beruf | Kerntätigkeiten, technisch ersetzbar (Technikstand 2022) | nicht ersetzbar |
|---|---|---|
| Büroassistent/in 90 % | Postbearbeitung, Besprechungsvorbereitung und -organisation, Berichtswesen, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Akten und Schriftgut verwalten, Abrechnung, Zahlungsverkehr, Kalkulation | Büromanagement, Personalwesen, Kundenberatung und -betreuung |
| Managementassistent/in 33 % | Korrespondenz und Fremdsprachenkorrespondenz, Berichtswesen, Reiseorganisation, Ablauf- und Aufbauorganisation, Controlling, Kalkulation, Einkauf | Management, Projektmanagement, Personalwesen, Kundenberatung und -betreuung, Büromanagement, Marketing, Öffentlichkeitsarbeit, Finanzierung, Qualitätsmanagement |
Die rechte Spalte ist die Stellenbeschreibung der Zukunft. Das IAB beschreibt Managementassistenten so: „Sie bereiten Entscheidungen vor, erledigen Koordinations- und Organisationsarbeiten und pflegen Außenkontakte“ – genau das bleibt. Ersetzbar ist das Erzeugen von Text und Struktur: der Entwurf des Briefes, die Reiseplanung, der Bericht aus vorhandenen Zahlen. Wichtig ist die Einschränkung des IAB: Die Werte messen, was technisch ginge. Ob eine Tätigkeit tatsächlich ersetzt wird, hängt davon ab, ob Menschen sie wirtschaftlicher oder besser erledigen und ob rechtliche Hürden bestehen. Für die Arbeitsmarktlage der Gruppe insgesamt lohnt der Blick in KI im Büro; dort stehen die BA-Zahlen zu Beschäftigten, Arbeitslosen und offenen Stellen.
Praktisch heißt das: Der Weg von 90 zu 33 Prozent führt nicht über schnelleres Tippen, sondern über die Rolle – vom Erledigen zum Steuern. Und genau dafür muss man die Werkzeuge beherrschen, die das Erledigen übernehmen.
Du willst KI-Assistenz beherrschen, statt von ihr ersetzt zu werden – im jetzigen Job oder für den nächsten?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche KI-Weiterbildung zu deinem Arbeitsalltag passt und ob sie gefördert werden kann – über den Bildungsgutschein, wenn du arbeitsuchend bist, oder über das Qualifizierungschancengesetz, wenn dein Arbeitgeber mitzieht. Was ein Betrieb dabei erwarten kann, zeigt der QCG-Förderrechner. Ob gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit.
Kostenloses Erstgespräch buchenEin Assistenz-Tag, vorher und nachher: Die Arbeit wandert in die rechte Spalte
So kann ein Tag in der Assistenz der Geschäftsführung eines mittelständischen Betriebs aussehen – als Beispiel, nicht als Messung. Die rechte Spalte ist die wichtigste: Dort steht, was deine Arbeit bleibt.
| Uhrzeit | Aufgabe | Bisher | Mit KI-Assistent | Bleibt bei dir |
|---|---|---|---|---|
| 7:30 | Chef-Postfach sichten, Tagesbriefing | 80 Mails einzeln öffnen, Zettel mit den fünf wichtigsten Punkten | Assistent im Firmen-Postfach fasst Verläufe zusammen, schlägt eine Reihenfolge vor, markiert offene Fragen an die Chefin | Priorisierung: Du weißt, welcher Kunde gerade wackelt und wer intern wartet – das Werkzeug nicht |
| 8:30 | Drei Terminkonflikte lösen | Rückfragen per Mail, Kalender dreimal umbauen | Assistent mit Kalenderzugriff zeigt freie Fenster aller Beteiligten und entwirft die Verschiebungs-Mails | Wer darf verschoben werden, wer nicht; Zeitzonen, Anreise, Pausen |
| 9:15 | Dienstreise Berlin mit Übernachtung | Verbindungen, Hotel, Reiserichtlinie, Formular | Reiseplan nach deinen Vorgaben, Entwurf der Reisekostenabrechnung mit den Pauschalen | Buchung und Freigabe; Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG gegenprüfen (28 € pro voller Tag, 14 € An- und Abreisetag, Stand 2026) |
| 10:00 | Briefing für das Verbandstreffen | Website, Jahresbericht, letzte Mails durchsuchen | Zusammenfassung von Positionen, Personen und offenen Themen aus den Quellen, die du vorgibst, mit Fundstellen | Jede Angabe über Personen gegen die Quelle prüfen; was intern über den Verband bekannt ist, ergänzst du |
| 11:30 | Protokoll der Geschäftsführungsrunde | Mitschreiben, nachmittags ins Reine | Aus deinen Stichpunkten entsteht ein Ergebnisprotokoll mit Beschlüssen, Aufgaben, Fristen | Vertrauliche Runden werden nicht mitgeschnitten; Formulierungen bei Personalia und Zahlen prüfst du Wort für Wort |
| 13:30 | Korrespondenz im Namen der Chefin | Absage an einen Bewerber, Zusage an einen Lieferanten, Glückwunsch an einen Kunden – je von Hand | Entwürfe im Ton des Hauses aus deinen Stichpunkten | Namen, Titel, Zusagen, Ton; die Unterschrift ist eine Haftungsfrage |
| 15:00 | Einladung zur Beiratssitzung an zwölf Personen | Alte Einladung suchen, überschreiben, Fehler mitnehmen | Einmal eine Vorlage mit Platzhaltern, dann befüllen aus der Teilnehmerliste | Verteiler und Anlagen: Beiratsunterlagen gehen an niemanden, der sie nicht sehen darf |
| 16:30 | Wiedervorlage und Plan für morgen | Zettel, Kalender, Gedächtnis | Liste offener Zusagen aus den Mails des Tages: Wer schuldet wem was bis wann? | Was davon die Chefin heute noch wissen muss |
Eine Stoppuhr zeigt die Tabelle absichtlich nicht. Wie viel Zeit übrig bleibt, hängt am Prüfaufwand: Eine interne Zusammenfassung ist in einer Minute gegengelesen, eine Absage im Namen der Geschäftsführung nicht. Der eigentliche Gewinn liegt woanders – die Arbeit verschiebt sich vom Erzeugen zum Beurteilen, und das ist die Tätigkeit, die das IAB als nicht ersetzbar führt.
Gib der KI, was du einer neuen Praktikantin am ersten Tag geben würdest – und prüfe es genauso. Alles, was im Namen der Chefin das Haus verlässt oder Zahlen, Fristen und Personalia enthält, liest du komplett. Alles, was nur dir hilft, den Überblick zu behalten, darf ungeprüft bleiben.
Das Chef-Postfach ist kein Trainingsmaterial: fünf Regeln für das Vorzimmer
Einschätzung aus der Weiterbildungspraxis, keine Rechtsberatung. Verbindlich klären das eure Datenschutzbeauftragte, der Betriebsrat und im Zweifel eine Fachkanzlei für Arbeits- oder IT-Recht; Orientierung bieten auch IHK und Handwerkskammer.
Die Assistenz hat eine Sonderrolle: Sie sieht mehr als fast jede andere Stelle im Haus – das Postfach der Geschäftsführung, Personalentscheidungen, Zahlen vor der Veröffentlichung, Beirats- und Gesellschafterunterlagen. Deshalb gelten die Regeln, die im Büro ohnehin gelten, hier verschärft.
1. Stellvertreterzugriff ist KI-Zugriff. Ein Assistent im Office-Paket zeigt nur, wofür du Berechtigungen hast – so beschreibt Microsoft das Prinzip für Copilot: Er zeigt ausschließlich Daten, auf die die jeweilige Person mindestens Leserechte hat (Microsoft Learn, Stand Oktober 2026). Als Stellvertretung im Chef-Postfach hast du aber sehr viele Rechte. Zusammenfassen lassen darfst du deshalb nur innerhalb des Firmenkontos, in dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Mails der Chefin in einen privaten Chat zu kopieren heißt: personenbezogene Daten an einen Dienstleister ohne Vertrag weitergeben. Den Rahmen erklärt KI und Datenschutz; welche Werkzeuge freigegeben sind, gehört in eine KI-Richtlinie. Fehlt sie, frag nach, bevor du anfängst.
2. Personalia bleiben draußen – auch die, die nicht unter Art. 9 fallen. Krankmeldungen und Angaben zu einer Schwerbehinderung sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Im Vorzimmer liegen aber auch Gehaltsrunden, Abmahnungen und Kündigungsentwürfe, die rechtlich weniger streng geschützt sind und trotzdem die vertraulichsten Dokumente des Hauses. Für sie gilt: kein allgemeines KI-Werkzeug, solange der Datenschutz das nicht ausdrücklich freigegeben hat. Was HR selbst darf, steht in KI im Personalwesen.
3. Zahlen vor der Veröffentlichung sind nur geschützt, wenn ihr sie schützt. Ein Geschäftsgeheimnis setzt den Umständen nach angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen voraus (§ 2 Nr. 1 b GeschGehG). Der Quartalsbericht vor der Gesellschafterversammlung oder der Vertragsentwurf mit dem neuen Großkunden im privaten KI-Konto untergraben genau das.
4. Die Geschäftsführungsrunde wird nicht mitgeschnitten. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich strafbar (§ 201 StGB); Transkription nur mit Zustimmung aller und Ansage zu Beginn. Bei Runden, in denen über Personen gesprochen wird, ist der bessere Weg: eigene Stichpunkte, und die KI macht daraus das Ergebnisprotokoll. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei Werkzeugen mit, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) – viele KI-Werkzeuge protokollieren, wer was gefragt hat. Wie Protokolle im Projektalltag sauber entstehen, zeigt KI im Projektmanagement.
5. Wer im Namen der Chefin schreibt, prüft viermal. Ein KI-Entwurf wird mit dem Klick auf Senden zur Erklärung des Hauses – eine falsche Zusage, ein falscher Titel, ein falsches Datum eingeschlossen. Vier Prüfungen vor jedem Versand: Personen (Name, Titel, Anrede, Funktion), Zahlen (Beträge, Daten, Fristen gegen das Original), Zusagen (steht etwas im Text, was niemand entschieden hat?), Verteiler (sieht jeder Empfänger alles, was anhängt?). Für die Technik des Gegenlesens lohnt Texte mit KI schreiben.
Vom Vorzimmer zur Schaltstelle: was Assistenzkräfte jetzt lernen sollten – und wer das fördern kann
In vielen Betrieben ist die KI vor dem Können angekommen: 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen laut Bitkom KI ein, zwei Drittel schätzen die KI-Kompetenz ihrer Belegschaft als gering ein, jedes vierte bietet keine Schulung an (Bitkom, September 2026). Für Arbeitgeber ist das auch eine Rechtsfrage, aber eine kleinere als oft behauptet: Art. 4 der KI-Verordnung verlangt in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744, dass Anbieter und Betreiber „Maßnahmen ergreifen“, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Wortlaut). Ein bestimmtes Niveau oder Zertifikat ist nicht vorgeschrieben, ein eigener Bußgeldtatbestand besteht nicht.
Für die Assistenz zählt etwas anderes: Sie ist die Stelle, an der die meisten KI-Entwürfe eines Hauses zusammenlaufen, bevor sie die Geschäftsführung erreichen. Wer dort sitzt, braucht vier Fähigkeiten – Aufträge so stellen, dass die KI Lücken markiert statt sie zu füllen; Ergebnisse gegen das Original prüfen, auch bei plausibel klingenden Halluzinationen; die Datenregeln des Hauses anwenden; und wiederkehrende Abläufe wie Wiedervorlage, Reisekosten oder Besprechungsvorbereitung so bauen, dass sie beim nächsten Mal von selbst laufen. Wer das kann, ist nicht mehr Büroassistenz mit 90 Prozent, sondern die Person, die für die Geschäftsführung entscheidet, was ankommt und was rausgeht.
Für eine längere Weiterbildung gibt es zwei Förderwege, je nach Situation:
Bildungsgutschein, wenn du arbeitsuchend bist. Bist du arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht – etwa nach einer Kündigung oder weil deine Stelle wegfällt -, kann die Agentur für Arbeit die Lehrgangskosten einer zugelassenen Weiterbildung über einen Bildungsgutschein übernehmen (§ 81 SGB III); Arbeitslosengeld bzw. Bürgergeld (seit Juli 2026: Grundsicherungsgeld) laufen weiter. Den Gutschein stellt seit 2025 die Agentur aus, auch wenn du vom Jobcenter betreut wirst.
Qualifizierungschancengesetz, wenn der Arbeitgeber mitzieht. Bist du beschäftigt, kann die Agentur die Weiterbildung über das Qualifizierungschancengesetz fördern (§ 82 SGB III): in Betrieben unter 50 Beschäftigten bis zu 100 % der Lehrgangskosten und bis zu 75 % Zuschuss zum Arbeitsentgelt; bei 50 bis 499 Beschäftigten bis zu 50 % (mit Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung zur Weiterbildung bis zu 55 %) und bis zu 50 % Zuschuss, für Beschäftigte ab 45 Jahren oder mit Schwerbehinderung bis zu 100 % der Lehrgangskosten. Voraussetzungen: mehr als 120 Stunden, Träger und Maßnahme nach AZAV zugelassen, Antrag vor Beginn beim Arbeitgeber-Service. Ob und in welcher Höhe gefördert wird, entscheidet bei beiden Wegen die Agentur für Arbeit im Einzelfall.
Was wir anbieten – und was nicht. Scaly ist ein nach AZAV zugelassener Bildungsträger. Unsere KI-Weiterbildungen KI-Spezialist (3 Monate) und KI-Experte (6 Monate) laufen in Vollzeit, online mit Live-Unterricht, und enden mit einem Scaly-Zertifikat. Das ist kein Sekretariatslehrgang und keine Umschulung, sondern KI-Kompetenz – Werkzeuge, Aufträge, Prüfroutinen, Automatisierung kleiner Abläufe, sicherer Umgang mit Daten -, die du auf dein Vorzimmer überträgst. Wer Office-Grundlagen oder Fremdsprachenkorrespondenz lernen will, ist bei einem Fachlehrgang besser aufgehoben.
Häufige Fragen
Was bedeutet KI-Assistenz?
Zweierlei: einen KI-Assistenten als Werkzeug – etwa den Assistenten im Office-Paket, der Mails zusammenfasst und Termine vorschlägt – und KI in der Assistenz als Veränderung des Berufs. Beides betrifft dasselbe Vorzimmer: Entwürfe, Zusammenfassungen und Planung übernimmt das Werkzeug; Priorisieren, Prüfen, Entscheiden und die Beziehung zu Chefin, Kunden und Kollegen bleiben bei dir.
Ersetzt KI Sekretärinnen und Assistenten?
Das IAB beziffert für die Technik von 2022 das Substituierbarkeitspotenzial von Büroassistent/innen mit 90 Prozent, von Managementassistent/innen mit 33 Prozent. Gemessen wird nur, was technisch ginge; laut IAB heißt das nicht, dass Tätigkeiten tatsächlich ersetzt werden. Nicht ersetzbar sind Büromanagement, Personalwesen, Kundenbetreuung, Management und Projektmanagement – die Rolle wandert dorthin.
Darf ich das Postfach meiner Chefin von einer KI zusammenfassen lassen?
Nur mit einem Werkzeug im Firmenkonto, für das ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht und das euer Betrieb freigegeben hat – etwa der KI-Assistent im Office-Paket. Mails in ein privates Chat-Konto zu kopieren gibt personenbezogene Daten an einen Dienstleister ohne Vertrag weiter. Personalia und Unterlagen vor der Veröffentlichung bleiben auch im Firmenkonto außen vor, solange der Datenschutz sie nicht freigegeben hat.
Darf eine KI die Geschäftsführungssitzung protokollieren?
Mitschneiden nur mit Zustimmung aller Beteiligten, sonst ist es nach § 201 StGB strafbar. Bei Runden mit Personalia ist der sichere Weg: eigene Stichpunkte, aus denen die KI ein Ergebnisprotokoll mit Beschlüssen, Aufgaben und Fristen macht. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei Werkzeugen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, in der Regel mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Welche KI-Tools eignen sich für Assistenz und Sekretariat?
Drei Gattungen: der KI-Assistent im Office-Paket (sitzt in Postfach, Kalender und Dokumenten und läuft im Vertrag eures Office-Anbieters), der Chat-Assistent mit Firmenkonto (stark bei Texten und Analysen, kennt aber Postfach und Kalender nicht) und Spezialwerkzeuge für Transkription oder Terminfindung. Entscheidend ist weniger das Modell als die Frage, worauf das Werkzeug zugreift und unter welchem Vertrag es läuft.
Wer bezahlt eine KI-Weiterbildung für Assistenzkräfte?
Bist du arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht, kann die Agentur für Arbeit die Kosten über einen Bildungsgutschein übernehmen (§ 81 SGB III). Bist du beschäftigt und dein Arbeitgeber zieht mit, ist das Qualifizierungschancengesetz der Weg (§ 82 SGB III): in Betrieben unter 50 Beschäftigten bis zu 100 % der Lehrgangskosten plus Zuschuss zum Gehalt. Ob gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit.
KI-Assistenz beherrschen statt ersetzt werden – gefördert, im Job oder auf Stellensuche
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche KI-Weiterbildung zu deinem Vorzimmer passt – als KI-Spezialist in 3 oder KI-Experte in 6 Monaten, online mit Live-Unterricht – und welcher Förderweg in Frage kommt: der Bildungsgutschein, wenn du arbeitsuchend bist, oder das Qualifizierungschancengesetz, wenn dein Arbeitgeber mitzieht (vorab rechnen mit dem QCG-Förderrechner). Beim Antrag unterstützen wir dich bzw. euren Betrieb; ob gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit.
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Benedikt Backhaus – schreibt bei Scaly über KI-Tools, neue Modelle und aktuelle Entwicklungen rund um künstliche Intelligenz. Er beobachtet die KI-Szene laufend und ordnet ein, was neue Releases praktisch bedeuten – ehrlich und ohne Hype. Einschätzung, keine Rechtsberatung. Benedikt auf LinkedIn
