Onboarding neuer Mitarbeiter: Checkliste, 90-Tage-Plan, Pflichten

Onboarding entscheidet in den ersten 90 Tagen, ob eine Neueinstellung hält – und in Betrieben ohne Personalabteilung bleibt es an der Geschäftsführung oder Teamleitung hängen. Hier steht, was ihr dafür braucht: die vier Phasen von Preboarding bis Tag 90, eine Checkliste als Tabelle mit Verantwortlichen, die Pflichten mit Paragraf (Unterweisung, Nachweisgesetz in der Fassung 2026, Datenschutz, Meldungen), die Probezeit-Mechanik nach § 622 Abs. 3 BGB, eine 90-Tage-Plan-Vorlage zum Ausfüllen – und eine ehrliche Einordnung, was KI dabei abnimmt und was nicht.

Der erste Tag kostet mehr, als er dauert

Ein Beispiel, wie es in vielen Betrieben läuft: Montag, 8 Uhr. Die neue Kollegin steht im Flur, der Geschäftsführer sitzt im Kundentermin, der Laptop kommt Mittwoch, das E-Mail-Konto existiert noch nicht, und die Kollegin, die einweisen soll, erfährt es gerade. Niemand hat etwas falsch gemacht – es hatte nur niemand den Hut auf. So beginnt die Geschichte, die drei Monate später mit einer Eigenkündigung in der Probezeit endet.

Was eine gescheiterte Einstellung kostet, lässt sich seriös vor allem in Zeit beziffern: Die 2025 abgemeldeten Arbeitsstellen hatten laut Bundesagentur für Arbeit eine durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit von 167 Tagen – der höchste Wert, seit dieser Indikator erhoben wird (Monatsbericht Dezember und Jahr 2025). Wer eine neue Kollegin in der Probezeit verliert, fängt im Schnitt mit mehr als fünf Monaten Suche wieder an. Plus die Einarbeitung, die schon bezahlt war.

Vier Phasen, ein Hut: wer bei euch das Onboarding trägt

Ohne Personalabteilung gibt es keinen Prozess, der von selbst läuft – es gibt eine Person, die ihn trägt. Legt sie vor der Vertragsunterschrift fest: Die Führungskraft bleibt fachlich verantwortlich, eine Patin oder ein Pate aus dem Team begleitet den Alltag, und jemand (oft Assistenz oder Buchhaltung) hält die administrative Liste. Dann laufen vier Phasen:

1. Preboarding: von der Unterschrift bis Tag 0 Vertrag und Nachweis fertig, Technik und Zugänge bestellt, Meldungen vorbereitet, Pate benannt, Plan für Woche 1 geschrieben. Eine Woche vorher eine persönliche Nachricht: Wer holt dich ab, was passiert am ersten Tag.
2. Tag 1: Pflichten zuerst, dann Menschen Begrüßung durch die Führungskraft – nicht delegieren. Unterweisung vor der ersten Tätigkeit, Rundgang, Zugänge, Datenschutz-Einweisung. Zum Schluss das Erwartungsgespräch: Was soll in 90 Tagen erreicht sein, wer ist Ansprechperson, wann sind die Feedback-Termine.
3. Woche 1: eine echte Aufgabe ab Tag 2 Nichts demotiviert schneller als drei Tage Handbuch. Eine kleine, abschließbare Aufgabe, Mitlaufen bei Kolleginnen, täglich zehn Minuten mit der Patin, am Freitag ein kurzes Feedback in beide Richtungen.
4. 30, 60, 90 Tage: drei Gespräche mit festen Fragen Ziele aus dem Plan abgleichen, Lernbedarf benennen, Protokoll schreiben. Spätestens am Tag 90 bereitet ihr die Probezeit-Entscheidung vor – nicht in Woche 24 unter Zeitdruck.

Die Onboarding-Checkliste als Tabelle

Pflicht ist, was ein Gesetz verlangt; Kür ist, was über Bleiben oder Gehen entscheidet. Beides gehört auf eine Liste, die jemand abhakt.

Was Pflicht ist: die Paragrafen hinter der Checkliste (Stand 2026)

Nachweisgesetz, Fassung seit 01.01.2025. § 2 NachwG verlangt die wesentlichen Vertragsbedingungen in drei Fristen: Namen, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung; Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Abruf und Überstunden bis zum siebten Kalendertag; Urlaub, Fortbildungsanspruch, Altersversorgung, Kündigungsverfahren mit Klagefrist und geltende Tarif- oder Betriebsvereinbarungen innerhalb eines Monats. Neu durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz: Textform mit elektronischer Übermittlung reicht, wenn das Dokument zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und ihr zum Empfangsnachweis auffordert. Verlangt die neue Person Papier mit Unterschrift, liefert ihr es unverzüglich nach; in den Branchen des § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (etwa Bau, Gastronomie, Logistik) bleibt es bei der Schriftform. Ein ausgehändigter schriftlicher Arbeitsvertrag mit allen Angaben ersetzt die Niederschrift (Abs. 5). Und Nummer 12 ist nützlich: Ein zugesagter Fortbildungsanspruch gehört in den Nachweis – der richtige Ort für die Weiterbildung aus dem 90-Tage-Plan.

Unterweisung: vor der ersten Tätigkeit, nicht irgendwann. § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt eine Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz, zugeschnitten auf den Arbeitsplatz, bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien – nach unserer Lesart also auch, wenn ihr später neue Software oder KI-Werkzeuge einführt. § 4 DGUV Vorschrift 1 ergänzt: Wiederholung bei Bedarf, mindestens einmal jährlich, dokumentiert. § 81 Abs. 1 BetrVG verpflichtet euch zusätzlich, über Aufgabe, Verantwortung und Einordnung in den Betriebsablauf zu unterrichten und vor Beschäftigungsbeginn über Unfall- und Gesundheitsgefahren zu belehren – der juristische Kern des Rundgangs am ersten Tag.

Meldungen: zwei Fristen fürs Lohnbüro. In elf Wirtschaftsbereichen – Bauwirtschaft, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Schaustellerei, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Friseur- und Kosmetikgewerbe – ist der Beginn der Beschäftigung spätestens bei Aufnahme an die Rentenversicherung zu melden (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Für alle gilt die Anmeldung zur Sozialversicherung mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn (§ 6 DEÜV).

Datenschutz: zwei Richtungen. Ihr informiert die neue Person zum Zeitpunkt der Erhebung, also mit dem Personalbogen, was ihr mit ihren Daten tut (Art. 13 DSGVO). Und ihr stellt sicher, dass sie personenbezogene Daten im Betrieb nur auf Weisung verarbeitet (Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO) – praktisch eine schriftliche Vertraulichkeitsverpflichtung plus Einweisung: Passwörter, private Geräte, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Was dabei für KI-Tools gilt, steht im Guide KI und Datenschutz.

Betriebsrat: nur wenn es einen gibt – dann vor der Einstellung. In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Beschäftigten ist der Betriebsrat vor jeder Einstellung zu unterrichten und um Zustimmung zu bitten (§ 99 Abs. 1 BetrVG); verweigert er nicht innerhalb einer Woche schriftlich, gilt sie als erteilt (Abs. 3).

Probezeit ist kein Wartezimmer: drei Gespräche und eine Entscheidung

Zwei Regeln werden ständig verwechselt. Die Probezeit ist eine Vereinbarung: Während einer vereinbarten Probezeit, längstens sechs Monate, kann mit zwei Wochen Frist gekündigt werden (§ 622 Abs. 3 BGB); bei befristeten Verträgen muss sie zur Befristungsdauer und Tätigkeit passen (§ 15 Abs. 3 TzBfG). Die Wartezeit des Kündigungsschutzgesetzes läuft unabhängig davon: Der allgemeine Kündigungsschutz greift, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat (§ 1 Abs. 1 KSchG) – egal, ob ihr drei Monate Probezeit oder keine vereinbart habt. In Betrieben mit in der Regel zehn oder weniger Beschäftigten gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht (§ 23 Abs. 1 KSchG); Fristen, Schriftform und Diskriminierungsverbote gelten trotzdem. Praktische Folge: Eine Kündigung in der Probezeit muss innerhalb der ersten sechs Monate zugehen. Wer die Entscheidung bis Woche 25 schiebt, hat sie nicht mehr.

Tag 30 – Ankommen. Was fehlt dir noch? Was war anders als im Vorstellungsgespräch beschrieben? Passen die Aufgaben zur Stellenbeschreibung? Ergebnis: offene Punkte mit Termin, kein Urteil.

Tag 60 – Leistung und Lernen. Erste eigenständige Ergebnisse, Feedback in beide Richtungen, Lernbedarf konkret benennen – eine einfache Kompetenz-Übersicht pro Rolle hilft, wie sie der Guide Qualifikationsmatrix zeigt. Bei Zweifeln: jetzt aussprechen, mit beobachtbaren Beispielen, und eine Frist bis Tag 120 vereinbaren.

Tag 90 – Entscheidung vorbereiten. Ziele aus dem Plan abgleichen, Entwicklungswunsch hören, Weiterbildung für die Monate nach der Probezeit besprechen. Wenn ihr jetzt nicht sagen könnt, ob ihr verlängern würdet, liegt das Problem selten nur bei der neuen Person.

Der 90-Tage-Plan: Vorlage mit ausgefülltem Beispiel

Beispiel (konstruiert): Kundenbetreuung im Innendienst eines Elektro-Handwerksbetriebs mit 22 Beschäftigten. Die Vorlage passt für jede Rolle: höchstens drei Ziele pro Phase, Erfolgskriterien beobachtbar, und der Plan gehört der neuen Person – sie hakt ab, nicht der Chef.

KI im Onboarding: was sie abnimmt – und was nicht in ein Tool gehört

Laut IAB-Betriebspanel nutzte 2025 knapp jeder vierte Betrieb generative KI; etwa die Hälfte dieser Betriebe bietet Weiterbildungen dazu an oder plant sie (IAB-Kurzbericht 8/2026). Für neue Mitarbeitende heißt das: Der erste Kontakt mit euren KI-Regeln ist Tag 1. Vier Werkzeug-Gattungen helfen beim Onboarding selbst:

FAQ-Assistent auf Basis eurer Dokumente. Ein Assistent, der nur Handbuch, Prozessbeschreibungen und Vorlagen des Betriebs kennt und jede Antwort mit Quelle belegt, beantwortet die „Wo finde ich …?“-Fragen der ersten Wochen – statt der Patin zum zwanzigsten Mal. Wie das technisch funktioniert, erklärt der Guide RAG einfach erklärt.

Lernpfade und Quizfragen aus bestehenden Unterlagen. Aus Preisliste, Produktkatalog oder Sicherheitsanweisung erzeugt ein Sprachmodell in Minuten Lerneinheiten mit Verständnisfragen; die Fachkraft prüft sie einmal, danach nutzt sie jeder Neue.

Gespräche festhalten, Wissen sichern. Erklärungen erfahrener Kolleginnen lassen sich mit Einwilligung transkribieren und zu Prozessbeschreibungen verdichten – das Onboarding wird zur Gelegenheit, Wissen zu dokumentieren, bevor es in Rente geht (Guide Wissensmanagement).

Texte und Checklisten. Willkommensmail, Tagesplan, Gesprächsleitfaden, erster Entwurf des 90-Tage-Plans: Routinetexte, die ein Assistent vorbereitet und ihr anpasst.

Drei Grenzen: Personaldaten – Vertrag, Gehalt, Krankheit, Beurteilungen – gehören in kein Werkzeug, das ihr nicht vertraglich im Griff habt; für Consumer-Chatbots gilt das immer. Die Unterweisung bleibt eure Pflicht und muss zum Arbeitsplatz passen – ein generiertes Video ersetzt sie nicht. Und KI-Antworten zu Rechtsfragen (Urlaub, Fristen, Zuschläge) prüft ihr, bevor sie als Betriebsauskunft gelten. Die Regeln dafür gehören in eine kurze KI-Richtlinie, die Teil der Einweisung am ersten Tag ist. Das deckt zugleich Artikel 4 der KI-Verordnung ab, der in der seit 27.07.2026 geltenden Fassung (Verordnung (EU) 2026/1744) verlangt, dass Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern – ein bestimmtes Niveau oder Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Was KI im Personalbereich darf und wo die Grenze liegt, ordnet der Guide KI im Personalwesen ein.

Weiterbildung in den ersten Monaten: das QCG kennt keine Wartezeit

Viele Betriebe glauben, geförderte Weiterbildung gebe es erst nach Jahren im Unternehmen. Im Gesetz steht das nicht: § 82 SGB III nennt keine Mindest-Betriebszugehörigkeit, nur ein bestehendes Arbeitsverhältnis. Die echten Bedingungen: Inhalte über eine kurzfristige arbeitsplatzbezogene Anpassung hinaus, letzter Berufsabschluss in der Regel mindestens zwei Jahre zurück (frisch Ausgelernte fallen meist raus), keine QCG-Förderung in den letzten zwei Jahren, mehr als 120 Stunden, Träger und Maßnahme AZAV-zugelassen, keine Pflichtschulung. Dann kann die Agentur für Arbeit in Betrieben unter 50 Beschäftigten bis zu 100 % der Lehrgangskosten übernehmen und bis zu 75 % des Arbeitsentgelts für die Weiterbildungszeit bezuschussen; Sätze für größere Betriebe und das Verfahren stehen im QCG-Praxis-Guide.

Aus unserer Beratungserfahrung ein Hinweis zum Zeitpunkt: Der Arbeitgeber-Service fragt nach der Perspektive des Arbeitsverhältnisses, mitten in der Probezeit wird ein Antrag zurückhaltend gesehen. Der sinnvolle Ablauf ist der aus dem 90-Tage-Plan: Bedarf am Tag 90 festhalten, Antrag nach der Probezeit-Entscheidung stellen, Start nach Bewilligung – immer vor Kursbeginn beantragen, rückwirkend fördert die Agentur nichts. Wie Weiterbildung in einen Entwicklungsplan für den ganzen Betrieb passt, zeigt der Guide Personalentwicklung im Mittelstand.

Ehrlich eingeordnet: Unsere KI-Weiterbildungen „KI-Spezialist im Unternehmen“ (3 Monate) und „KI-Experte im Unternehmen“ (6 Monate) laufen in Vollzeit, online mit Live-Unterricht und Scaly-Zertifikat. Sie ersetzen nicht die Einweisung in eure Werkzeuge am ersten Tag, sondern bauen die Kompetenz auf, mit der jemand solche Abläufe im Betrieb selbst gestaltet. Ob und in welcher Höhe gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit im Einzelfall.

Häufige Fragen

Hamza Fallacara – Bildungsberater bei Scaly. Er begleitet Arbeitsuchende und Unternehmen durch den kompletten Förderprozess – vom ersten Beratungsgespräch über das Bildungsangebot mit Maßnahmenummer bis zur bewilligten Maßnahme. Einschätzung aus der Beratungspraxis, keine Rechtsberatung. Hamza auf LinkedIn