KI für Steuerberater 2026: Was erlaubt ist und was sich lohnt

Stell dir einen Montagmorgen in einer Kanzlei mit sechs Leuten vor: Eine Steuerfachangestellte kopiert die Rückfrage eines Mandanten samt Steuer-ID in ihr privates ChatGPT-Konto, damit die Antwort schneller rausgeht. Gut gemeint – und nach Einschätzung der Bundessteuerberaterkammer ein Verstoß gegen die Verschwiegenheit. Verboten ist KI für Steuerberater trotzdem nicht: Die Kammer hält KI in der Steuerberatung für zulässig, wenn Berufsrecht, Datenschutz und klare Regeln stimmen. Hier steht, was § 62a StBerG und § 203 StGB verlangen, welche sechs Kanzlei-Abläufe sich lohnen, was DATEV schon kann und wie dein Team das lernt. Stand: Oktober 2026.

Darf ein Steuerberater ChatGPT nutzen?

Ja – aber nicht mit allem. Allgemeine Fachfragen, Texte ohne Fallbezug und Rundschreiben gehen auch mit öffentlichen Chatbots. Für Mandantendaten braucht es einen Anbieter, der nach § 62a StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und ein vergleichbares Schutzniveau. Fehlt das, gehen Daten nur anonymisiert hinein.

Entscheidend ist also der Zugang, nicht das Werkzeug – unsere Einordnung nach den BStBK-FAQ:

Die Regel steht schnell auf Papier. Ob sie am Montagmorgen hält, entscheidet das Team: Wer nicht weiß, warum die Steuer-ID nicht in den Chat gehört, tippt sie hinein. Die BStBK nennt Schulung deshalb als ersten Schritt, noch vor dem ersten Werkzeug.

Was § 57, § 62a StBerG und § 203 StGB verlangen

Das Berufsrecht ist technologieneutral, schreibt die BStBK: Für KI gelten dieselben Pflichten wie für jeden Cloud-Dienst. Vier Bausteine:

1. Die Verschwiegenheit reicht weiter als die DSGVO. Sie umfasst nach § 57 Abs. 1 StBerG „alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist“ – auch die Bilanz einer GmbH, selbst wenn darin kein einziges personenbezogenes Datum steht. Unbefugtes Offenbaren ist nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB strafbar: Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

2. Dienstleister sind erlaubt – mit Vertrag in Textform. § 62a StBerG erlaubt, einem Dienstleister wie einem KI-Anbieter Zugang zu Mandantengeheimnissen zu geben, soweit das für die Leistung erforderlich ist. Der Vertrag muss ihn „unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung“ zur Verschwiegenheit verpflichten, seine Kenntnis auf das Erforderliche beschränken und regeln, ob Subunternehmer mitarbeiten dürfen – die sind dann ebenfalls in Textform zu verpflichten (Abs. 3). Den Anbieter musst du sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit unverzüglich beenden, wenn er die Vorgaben nicht einhält (Abs. 2).

3. Ausland und Einzelmandat sind Sonderfälle. Wird die Leistung im Ausland erbracht, muss der Schutz dort „dem Schutz im Inland vergleichbar“ sein (Abs. 4) – bei Anbietern außerhalb der EU, etwa in den USA, ist das laut BStBK häufig unklar. Für Dienste, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, braucht es die Einwilligung des Mandanten (Abs. 5). Ob ein Chatbot am konkreten Fall darunter fällt, sei „nicht zweifelsfrei zu beantworten“, so die Kammer. Ihr Rat: einwilligen lassen oder anonymisieren.

4. Strafbar ist auch das fehlende Papier. Seit der Neuregelung 2017 macht sich der Dienstleister selbst strafbar, wenn er Geheimnisse offenbart. Bestraft wird aber auch der Berufsträger, der ihn nicht zur Geheimhaltung verpflichtet hat – wenn der Dienstleister dann unbefugt etwas offenbart (§ 203 Abs. 4 StGB). Die Verpflichtungserklärung ist also dein eigener Schutz.

§ 62a StBerG ist die Schwesternorm zu § 43e BRAO. Wie Anbieter das vertraglich lösen und warum der Verarbeitungsort der Knackpunkt bleibt, zeigt unser Beitrag KI für Anwälte; den DSGVO-Rahmen beschreibt KI und Datenschutz.

ChatGPT für Steuerberater: worauf es beim Tarif ankommt

Bei OpenAI unterscheiden sich die Tarife genau dort, wo es für Kanzleien zählt. Daten aus ChatGPT Business, Enterprise, Edu und der API nutzt OpenAI nach eigenen Angaben standardmäßig nicht zum Training. In Free, Plus und Pro ist die Trainingsnutzung voreingestellt und lässt sich über „Improve the model for everyone“ abschalten. Seit Februar 2025 bietet OpenAI für Enterprise, Edu und die API zudem Datenhaltung in Europa an.

Drei Fragen löst das nicht. Der Speicherort ist keine Verschwiegenheit. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist keine Verpflichtung nach § 62a Abs. 3 StBerG – die musst du gesondert in Textform verlangen. Und ein US-Anbieter bleibt US-Recht unterworfen, was das vergleichbare Schutzniveau offen lässt. Die BStBK rät, Anbieter mit Rechenzentren in der EU zu bevorzugen, und zieht eine klare Linie:

Im Business-Tarif gehen anonymisierte Sachverhalte („GmbH, Pensionszusage an den Gesellschafter-Geschäftsführer, Bewertungsfrage“), Texte ohne Fallbezug und Vorrecherchen. Beim Anonymisieren warnt die Kammer: Auch harmlose Angaben lassen in Kombination Rückschlüsse zu, und hochgeladene Dokumente müssen auf jeder Seite frei von Name, Adresse und Steuernummer sein. Wer gar nichts aus dem Haus geben will, kann offene Modelle lokal betreiben – mit weniger Leistung.

Sechs Kanzlei-Abläufe zwischen Beleg und Einspruch

Die Einsatzfelder nennt die BStBK selbst. Die Stufen orientieren sich an der Muster-Richtlinie des DStV (1 = niedrig bis 4 = sehr hoch); die Zuordnung ist unsere Einordnung anhand der dort genannten Beispiele.

Für Gesprächsnotizen per Diktier-KI erinnert die BStBK an § 201 StGB: Nichtöffentliche Gespräche dürfen nur mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten aufgenommen werden. Wie die Technik funktioniert, zeigt Spracherkennung mit KI.

Was DATEV schon mitbringt

Für viele Kanzleien ist der erste KI-Baustein längst lizenziert. Nach DATEV-Angaben:

Automatisierungsservice Rechnungen. Erzeugt seit 2021 Buchungsvorschläge aus Rechnungen und Buchungshistorie. Laut Pressemitteilung vom September 2025 nutzen ihn rund 7.000 Kanzleien für über 100.000 Buchführungen, mit mehr als 7,5 Millionen Vorschlägen im Monat. Sicher eingestufte Belege lassen sich automatisch buchen – DATEV rät trotzdem, die Buchführung „auch in diesen Fällen wie gewohnt“ zu prüfen. Für Kontoumsätze gibt es seit August 2024 den Automatisierungsservice Bank.

DATEV Copilot. Seit Mai 2026 der KI-Assistent in MyDATEV, derzeit nur für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer: Texte entwerfen, zusammenfassen und übersetzen, Dokumente analysieren. Verarbeitet wird über Microsoft Azure in einem europäischen Rechenzentrum, ohne Training mit den Daten. Die Grenzen nennt DATEV selbst: keine BWAs oder Tabellen, und der eingebaute Wissensstand endet im September 2024 – aktueller nur mit Websuche oder LEXchat.

LEXchat und Einspruchsgenerator. LEXchat in LEXinform plus durchsucht rund 250.000 Fachdokumente und antwortet mit Quellenverweis. Der Einspruchsgenerator macht aus einer Sachverhaltsbeschreibung und LEXinform-Recherche einen Einspruchsvorschlag mit Begründung und Quellen.

„Mit Quellen“ heißt nicht „geprüft“ – die Prüfung liegt laut DATEV bei den Nutzenden. Berufsnahe Lösungen hält die BStBK für vorzugswürdig, weil die Auftragsverarbeitung geklärt ist. Frag trotzdem jeden Anbieter, auch andere Kanzleisoftware-Häuser und Fachverlage: Welcher Vertrag, welcher Ort, Training ja oder nein, welche Quellen?

Die Grenzen: erfundene Urteile, Haftung, Vorbehaltsaufgabe

Erfundene Fundstellen. Die BStBK warnt ausdrücklich vor fehlerhaften Zitaten „etwa zu BFH-Urteilen“. Wie das endet, zeigt ein Beschluss des Kammergerichts Berlin vom 20. November 2025 (17 WF 144/25): Eine Anwältin hatte in einem Familienverfahren einen BGH-Beschluss zitiert, den es nicht gibt. Der Senat stellte klar, dass KI-gestützte Schriftsätze geprüft werden müssen, gerade die zitierte Rechtsprechung. Für Einsprüche und Klagen zum Finanzgericht gilt dasselbe – mehr in KI-Halluzinationen erkennen.

Haftung. Gegenüber dem Mandanten haftet der Berufsträger, auch für Fehler aus der KI; die Eigenverantwortlichkeit nach § 57 Abs. 1 StBerG lässt sich nicht an ein Werkzeug abgeben. KI-bedingte Fehler sind laut BStBK in der Regel von der Berufshaftpflicht gedeckt – prüf trotzdem die Versicherungsbedingungen.

Steuerberatung bleibt Vorbehaltsaufgabe. Geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten dürfen nur Befugte (§ 5 StBerG). Die KI liefert Entwürfe, die Entscheidung trifft der Berufsträger. Für Mandanten, die selbst vorerfassen, nimmt § 6 Nr. 3 StBerG „das Kontieren von Belegen“ ausdrücklich von den erlaubten mechanischen Arbeiten aus – Details in KI in der Buchhaltung.

So startet die Kanzlei: fünf Schritte

1. Einen Ablauf als Pilot wählen Die BStBK rät, klein anzufangen – etwa mit Textentwürfen ohne Mandantendaten – und ein, zwei „KI-Lotsen“ zu benennen. Gute Kandidaten: Rundschreiben oder Vorrecherche.
2. Werkzeuge freigeben, KI-Verzeichnis führen Eine Tabelle mit Werkzeug, Zweck, Datenart und zuständiger Person reicht – so das Muster in den BStBK-FAQ. Private Konten sind tabu.
3. Verträge prüfen, bevor Mandantendaten fließen Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheit nach § 62a Abs. 3 StBerG, Verarbeitungsort, Training aus; für Einzelmandate die Einwilligung, etwa in der Mandatsvereinbarung.
4. Eine KI-Richtlinie schreiben Das DStV-Muster vom April 2026 bringt vier Risikostufen mit, von „niedrig“ (keine personenbezogenen Daten) bis „sehr hoch“ (etwa M&A oder strafrechtlich relevante Sachverhalte). Anpassen statt neu erfinden.
5. Team schulen, dann messen Nach einigen Wochen Zeit pro Vorgang, Fehlerquote und Mandantenzufriedenheit auswerten – die Kennzahlen, die auch die BStBK vorschlägt. Einen längeren Fahrplan zeigt KI im Unternehmen einführen.

Und die KI-Verordnung? Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026, verlangt Art. 4, dass Betreiber „Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals“ zu unterstützen – ohne vorgeschriebenes Niveau, Zertifikat oder eigenes Bußgeld. Die BStBK-FAQ (Rechtsstand Juli 2025) beschreibt noch die strengere Vorfassung. Handfester sind die Fortbildungspflicht nach § 57 Abs. 2a StBerG und die Haftung.

Steuerfachangestellte weiterbilden: Förderung über das Qualifizierungschancengesetz

In so kleinen Teams hängt die KI-Regel an wenigen Personen. Die BStBK sieht KI als Mittel gegen den Fachkräftemangel und nennt dafür neue Kompetenzen: Ergebnisse kritisch prüfen, Datenschutz verstehen, Prozesse kennen. Praktikabel ist, was die Kammer mit „KI-Lotsen“ und einer internen Ansprechperson beschreibt: eine Person gründlich qualifizieren, die danach Richtlinie, Verzeichnis und interne Schulung trägt.

Dafür gibt es das Qualifizierungschancengesetz (§ 82 SGB III): Die Agentur für Arbeit kann die Weiterbildung Beschäftigter fördern – in Betrieben unter 50 Beschäftigten bis zu 100 % der Lehrgangskosten und bis zu 75 % Zuschuss zum Arbeitsentgelt. Voraussetzungen: mehr als 120 Stunden, AZAV-zugelassener Träger und Maßnahme, Antrag vor Beginn; der Berufsabschluss liegt in der Regel mindestens zwei Jahre zurück, Auszubildende fallen heraus. Ob und in welcher Höhe gefördert wird, entscheidet die Agentur. Details im QCG-Praxis-Guide, im 6-Punkte-Check der Voraussetzungen und zum Arbeitsentgeltzuschuss.

Bei Scaly heißen die Weiterbildungen „KI-Spezialist im Unternehmen“ (drei Monate Vollzeit) und „KI-Experte im Unternehmen“ (sechs Monate, zusätzlich mit KI-Richtlinien sowie Recht und Datenschutz), online im Live-Unterricht, mit Scaly-Zertifikat. Ehrlich eingeordnet: keine Steuer- oder DATEV-Schulung, sondern KI-Kompetenz, die eure Lotsin auf Belegfluss, Mandantenpost und Recherche überträgt. Vollzeit heißt Freistellung – dafür ist der Arbeitsentgeltzuschuss gedacht.

Häufige Fragen

Benedikt Backhaus – schreibt bei Scaly über KI-Tools, neue Modelle und aktuelle Entwicklungen rund um künstliche Intelligenz. Er beobachtet die KI-Szene laufend und ordnet ein, was neue Releases praktisch bedeuten – ehrlich und ohne Hype. Einschätzung, keine Rechtsberatung. Benedikt auf LinkedIn