KI in der Arztpraxis: Was 2026 hilft – für Ärzte und Praxisteams

Montag, 7:30 Uhr: Das Telefon klingelt im Minutentakt, am Tresen warten drei Patienten, die Arztbriefe vom Freitag liegen noch auf dem Stapel. Genau hier lohnt sich KI in der Arztpraxis 2026 – nicht bei der Diagnose, sondern in der Organisation: Anrufe sortieren, Briefe vorschreiben, Patienteninfos in einfacher Sprache, Abrechnung und QM vorbereiten. Für Diagnosen braucht es ein zertifiziertes Medizinprodukt, und ChatGPT ist keins. Hier steht, welche Abläufe sich für Ärzte und Praxisteams eignen, was Schweigepflicht, DSGVO und Medizinprodukterecht erlauben und wie ihr sicher startet.

KI für Ärzte und Arztpraxen: Was heute geht – und was nicht

Die kurze Antwort: KI entlastet eine Praxis dort am meisten, wo sie keine medizinische Entscheidung trifft. Soll ein Werkzeug Diagnose oder Therapie stützen, gilt Medizinprodukterecht – und Patientendaten gehören nur in Werkzeuge, bei denen Schweigepflicht und Datenschutz vertraglich geregelt sind.

Grün – geht heute mit einem geprüften Werkzeug. Anrufe annehmen und Anliegen sortieren, Entwürfe für Arztbriefe und Befundberichte, Merkblätter in einfacher Sprache, Übersetzungen, QM-Dokumente, Einarbeitungsunterlagen.

Gelb – geht mit Einverständnis und genauer Prüfung. Gespräche mitschreiben lassen, Abrechnungsvorschläge, Antwortentwürfe auf Patientenanfragen.

Rot – nicht mit einem allgemeinen Chatbot. Diagnose- und Therapieentscheidungen, Dosierungsfragen zu konkreten Patienten, Patientendaten in privaten oder kostenlosen Chatbot-Konten.

Dieser Leitfaden richtet sich an Haus- und Facharztpraxen. Für Zahnarztpraxen gibt es eine eigene Seite: KI für Zahnarztpraxen. Die Sicht von Pflegediensten und Heimen beschreibt der Leitfaden KI in der Pflege.

Der Bedarf ist groß, die Nutzung klein: In einer Civey-Umfrage für die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) unter rund 5.000 Vertragsärztinnen und -ärzten nannten sie im Schnitt 61 Tage Papierkram im Jahr. Laut einer Bitkom-Befragung von 616 Ärztinnen und Ärzten (Frühjahr 2025, nicht repräsentativ) nutzen dagegen erst 8 Prozent der Ärzte in Praxen und MVZ KI in der Verwaltung. Der größte Zeitblock ist der, in dem am wenigsten passiert.

Wer anfangen will, braucht weniger ein neues Tool als jemanden im Team, der die Werkzeuge versteht und Regeln dafür aufstellt.

Ein Praxistag mit KI: Aufgabe, Werkzeug, Kontrolle

Von der ersten Anrufwelle bis zur Quartalsabrechnung – an diesen Stellen kann KI heute Arbeit abnehmen. Die rechte Spalte ist der Teil, den niemand weglassen darf.

Telefon: Hinweis geben statt einschätzen. Beispiel: Ein Anrufer möchte ein Folgerezept für sein Blutdruckmittel. Der Assistent nimmt Name, Geburtsdatum und Medikament auf, legt eine Aufgabe für das Team an und sagt nach euren Regeln, wann das Rezept bereitliegt. Ein zweiter Anrufer erwähnt Druck auf der Brust – ein Stichwort von eurer Notfall-Liste: Der Assistent nennt sofort die 112 und stellt zum Tresen durch. Was er nicht tut: Beschwerden bewerten und daraus eine Dringlichkeit ableiten. Damit bekäme das System eine medizinische Funktion und rückte ins Medizinprodukterecht. Was Anrufer an solchen Assistenten vertreibt, steht im Ratgeber KI im Kundenservice.

Arztbriefe: Was nicht in deinen Notizen steht, gehört nicht in den Brief. Sprachmodelle füllen Lücken mit plausiblen Details: eine nie besprochene Dosierung, eine vertauschte Seitenangabe. Die Akte muss nach § 630f BGB in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung geführt werden, Änderungen müssen erkennbar bleiben, Arztbriefe gehören hinein. Ein KI-Entwurf wird deshalb erst durch deine Prüfung zum Dokument. Wie man solche Fehler abfängt, zeigt der Artikel zu KI-Halluzinationen.

QM: Pflicht mit Entlastungspotenzial. Vertragsärzte müssen ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einführen und weiterentwickeln (§ 135a SGB V). Aus vorhandenen Dokumenten Checklisten oder Einarbeitungspläne zu entwerfen, gehört zu den risikoärmsten KI-Aufgaben – Patientendaten braucht es dafür nicht. Wie ein Assistent auf euren eigenen Dokumenten antwortet, erklärt RAG einfach erklärt.

Gespräche mitschreiben lassen: Der Aushang reicht nicht fürs Mikrofon

Am weitesten gehen Werkzeuge, die im Sprechzimmer zuhören und danach eine fertige Notiz liefern (englisch: ambient listening). Hier laufen zwei Rechtsfragen nebeneinander, die oft vermischt werden.

Datenschutz. Die KBV hält in ihrem PraxisWissen „Künstliche Intelligenz“ (Stand Dezember 2025) eine datenschutzrechtliche Einwilligung in der Regel für entbehrlich, auch bei Gesprächsdokumentation – solange die Daten nur der Versorgung dienen. Dann genügt eine Information, etwa per Aushang. Nutzt der Anbieter die Daten auch zum Training oder für Forschung, braucht es eine Einwilligung.

Mikrofon. Wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Ein Werkzeug, das im Sprechzimmer mithört, verarbeitet genau dieses Wort. Der sichere Weg ist deshalb das ausdrückliche Einverständnis vor jedem Gespräch – kurz gefragt, in der Akte vermerkt. Wer ablehnt, wird wie gewohnt dokumentiert, ohne Nachteil.

Mehr zu Erkennungsqualität und Aufnahmeregeln steht im Ratgeber Spracherkennung mit KI.

Schweigepflicht, DSGVO, Cloud: die Prüfliste für jedes Werkzeug

Bevor ein KI-Werkzeug Patientendaten sieht, müssen vier Fragen geklärt sein. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, und über allem steht die ärztliche Schweigepflicht.

1. Schweigepflicht: Dienstleister schriftlich verpflichten. Ärztinnen und Ärzte dürfen Geheimnisse gegenüber Dienstleistern offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 StGB). Strafbar macht sich aber, wer nicht dafür sorgt, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wurde (§ 203 Abs. 4 StGB). Die Musterberufsordnung verlangt diese Verpflichtung schriftlich (§ 9 Abs. 4 MBO-Ä, Fassung Mai 2026), ebenso die Belehrung des eigenen Teams (Abs. 3); verbindlich ist die Berufsordnung deiner Landesärztekammer. Wie die Vertragskette aussieht, zeigt der Artikel KI für Anwälte – das Prinzip ist dasselbe.

2. Datenschutz: AVV und Zweckbindung. Mit jedem Anbieter, der an Patientendaten kommt, braucht ihr einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Darin steht, dass die Daten nur der Versorgung dienen und nicht ins Training fließen. Namen wegzulassen hilft oft nicht: Seltene Diagnose, Alter und Wohnort machen einen Menschen schnell wieder erkennbar.

3. Cloud: § 393 SGB V. Für Kassenpraxen regelt das Sozialrecht, wann Gesundheitsdaten in die Cloud dürfen: Verarbeitung in Deutschland, der EU, einem gleichgestellten Staat oder einem Drittstaat mit Angemessenheitsbeschluss, dazu eine Niederlassung des Anbieters im Inland und ein aktuelles C5-Testat des BSI. Seit dem 1. Juli 2025 ist ein Typ-2-Testat maßgeblich; für Systeme, die danach neu auf den Markt kommen, genügt in den ersten 18 Monaten ein Typ-1-Testat.

4. Risiko vorab prüfen. Bei neuen Technologien verlangt Art. 35 DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn voraussichtlich ein hohes Risiko besteht. Ob das für euer Werkzeug zutrifft, klärt ihr vorab mit eurer oder eurem Datenschutzbeauftragten.

Was Business-Tarife zusagen, steht im Ratgeber KI und Datenschutz; wer gar keine Daten aus dem Haus geben will, liest KI lokal nutzen.

Ist ChatGPT ein Medizinprodukt? Nein – und genau das ist das Problem

Software ist nach der Medizinprodukteverordnung (MDR, Art. 2 Nr. 1) ein Medizinprodukt, wenn sie dem Hersteller zufolge einem medizinischen Zweck dienen soll, etwa Diagnose, Überwachung oder Behandlung von Krankheiten. Auf diese Zweckbestimmung folgen Prüfung, klinische Bewertung und CE-Kennzeichnung.

Bei ChatGPT und anderen allgemeinen Chatbots fehlt genau das. OpenAI schließt in seinen Nutzungsrichtlinien individuelle Beratung, die eine Zulassung erfordert – etwa medizinische -, ohne Beteiligung einer Fachperson aus. Auch das im Januar 2026 vorgestellte „ChatGPT Health“ ist laut OpenAI nicht für Diagnose oder Behandlung gedacht und war zum Start in Europa nicht verfügbar. Wer ein solches Werkzeug trotzdem für eine Diagnose heranzieht, nutzt es ohne Zweckbestimmung und Zertifizierung und trägt das Risiko allein. Als mögliche Haftungsrisiken nennt die Bundesärztekammer etwa den Einsatz nicht zertifizierter Medizinprodukte und eine fehlende Nutzen-Risiko-Abwägung vor dem Einsatz.

Diagnose-KI: auf CE und Klasse achten. Software, die Informationen für Diagnose- oder Therapieentscheidungen liefert, landet nach heutiger MDR in der Regel mindestens in Klasse IIa – mit Prüfung durch eine Benannte Stelle. Solche KI-Medizinprodukte gelten nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-Systeme (Art. 6 Abs. 1); ihre Pflichten greifen nach der Verschiebung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. August 2028 statt 2027. Für euch als Betreiber heißt das: CE-Kennzeichnung prüfen, Gebrauchsanweisung umsetzen, menschliche Aufsicht sicherstellen.

Telefon und Dokumentation: Transparenz statt Hochrisiko. Telefonassistenten, Chatbots und Dokumentationshilfen ordnet die KBV als KI mit niedrigem Risiko ein. Für sie gilt seit dem 2. August 2026 vor allem Art. 50 KI-VO: Wer mit einer KI spricht, muss das erkennen können. Die KBV schlägt als Ansage vor: „Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der Praxis. Wie kann ich Ihnen helfen?“ Den Zeitplan ordnet der Überblick AI Act 2026 ein.

KI-Kompetenz: Maßnahmen, kein Zertifikat. Art. 4 KI-VO gilt seit Februar 2025, seit dem 27. Juli 2026 in abgeschwächter Fassung: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau oder Zertifikat ist nicht vorgeschrieben, im Bußgeldkatalog der Verordnung taucht Art. 4 nicht auf. Für eine Praxis heißt das praktisch: Einweisung ins Werkzeug, schriftliche Regeln, eine zuständige Person.

So startet eure Praxis: ein Ablauf, eine Verantwortliche, vier Wochen

1. Einen Ablauf wählen und eine Woche zählen Telefon oder Arztbriefe, nicht beides zugleich. Notiert die Ausgangslage: Anrufe pro Vormittag, verpasste Anrufe, Minuten pro Arztbrief. Ohne diese Zahlen wisst ihr später nicht, ob es sich gelohnt hat.
2. Den Anbieter schriftlich prüfen AVV, Verpflichtung nach § 203 StGB, Verarbeitungsort und Niederlassung, C5-Testat, kein Training mit euren Daten, bei Telefon-KI die KI-Ansage, bei medizinischer Funktion die CE-Kennzeichnung. Was nicht schriftlich bestätigt ist, gilt als nicht erfüllt.
3. Regeln auf eine Seite schreiben Was nie ins Werkzeug kommt, wer welche Ausgabe prüft, wann der Assistent an einen Menschen übergibt, wie ihr nach dem Einverständnis fragt. Die Belehrung des Teams haltet ihr schriftlich fest.
4. Team einweisen, Patienten informieren Eine Person ist zuständig. Ein Aushang erklärt, wofür die Praxis KI einsetzt – das empfiehlt auch die KBV.
5. Nach vier Wochen messen und entscheiden Dieselben Zahlen wie in Schritt 1, dazu eine Liste der Fehler, die die Prüfung abgefangen hat. Dann ausweiten, nachjustieren oder abbrechen. Den größeren Rahmen beschreibt der 90-Tage-Fahrplan zur KI-Einführung.

Das Praxisteam fit machen: Zuschüsse der Agentur für Arbeit

Werkzeuge kaufen ist der einfache Teil. Entscheidend ist eine Person im Team, die versteht, wie Sprachmodelle arbeiten, wo sie Fehler machen und wie man Abläufe sauber automatisiert – meist eine Medizinische Fachangestellte (MFA) oder die Praxismanagerin.

Über das Qualifizierungschancengesetz (§ 82 SGB III) kann die Agentur für Arbeit die Weiterbildung Beschäftigter fördern. In Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten sind bis zu 100 % der Lehrgangskosten und ein Zuschuss zum Arbeitsentgelt von bis zu 75 % möglich. Die Voraussetzungen kurz: Die Maßnahme dauert mehr als 120 Stunden, Träger und Maßnahme sind nach AZAV zugelassen, und der Antrag wird vor Beginn gestellt. Den vollständigen Check gibt es unter QCG-Voraussetzungen. Ob und in welcher Höhe gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit.

Gefördert werden können Beschäftigte: MFA, Praxismanagerinnen, angestellte Ärztinnen und Ärzte. Als Praxisinhaberin oder -inhaber bist du selbstständig und fällst nicht darunter – welche Wege es für dich gibt, steht im Artikel Weiterbildung für Geschäftsführer.

Unser Angebot ist bewusst keine medizinische Spezialschulung: Die Weiterbildungen „KI-Spezialist im Unternehmen“ (3 Monate) und „KI-Experte im Unternehmen“ (6 Monate) laufen online in Vollzeit mit Live-Unterricht und enden mit einem Scaly-Zertifikat. Vermittelt wird KI-Kompetenz – Sprachmodelle, Arbeiten mit eigenen Dokumenten, Automatisierung, KI im Kundenkontakt -, die die Teilnehmenden auf die Abläufe ihrer Praxis übertragen. Ehrlich gesagt heißt Vollzeit: Diese Person fehlt drei oder sechs Monate am Tresen. Der Entgeltzuschuss entlastet die Lohnkosten, nicht den Dienstplan. Praktikabel ist deshalb oft eine Person, die tief einsteigt und danach Regeln, Vorlagen und Einweisung für alle übernimmt.

Häufige Fragen

Benedikt Backhaus – schreibt bei Scaly über KI-Tools, neue Modelle und aktuelle Entwicklungen rund um künstliche Intelligenz. Er beobachtet die KI-Szene laufend und ordnet ein, was neue Releases praktisch bedeuten – ehrlich und ohne Hype. Einschätzung, keine Rechtsberatung. Benedikt auf LinkedIn